Ubicación: Los Ángeles, CA
Beneficios ofrecidos: Visión, Seguro Médico, Seguro de Vida, 401k, Seguro Dental
Tipo de Empleo: Tiempo Completo

Posición: Recepcionista
Departamento: Lesiones Personales
Estado FLSA: No-Exento
Informa a: Directora de Marketing

La Recepcionista (bilingüe: inglés y español) es responsable de las actividades generales de la oficina principal, incluida el área de recepción, el correo y las instalaciones. Las responsabilidades principales de esta persona incluyen manejar un gran volumen de llamadas entrantes, saludar a los clientes y visitantes con una sonrisa, mantener las áreas comunes de la oficina y realizar tareas administrativas.

Los deberes/responsabilidades principales incluyen, entre otros:

  • Administrar el área de recepción para asegurar comunicaciones telefónicas y postales efectivas, tanto internas como externas para mantener una imagen profesional;
  • Saludar a los clientes y visitantes con una sonrisa y notifique a la parte correspondiente de su llegada;
  • Responder y difundir llamadas y mensajes, filtrado para la alta dirección;
  • Recibir y distribuir faxes entrantes a la parte correspondiente;
  • Asegúrese de que el vestíbulo, las salas de conferencias y la cocina estén limpios, organizados y equipados con el material necesario;
  • Mantener los horarios de las salas de conferencias a través de Microsoft Outlook;
  • Validar estacionamiento para invitados aprobados;
  • Abrir/cerrar las puertas delanteras al principio y al final del día;
  • Creer nuevos archivos físicos y electrónicos y abrirlos por computadora utilizando el software de administración de casos de la Firma;
  • Ayudar al departamento de Admisión de Clientes según sea necesario;
  • Actualizar el registro del cliente para fines de marketing;
  • Referir quejas de los clientes a la gerencia;
  • Mantener los sistemas de archivo establecidos, incluidos correspondencia, informes y registros;
  • Relaciones con el cliente: ayudar a los clientes en asuntos de archivo cuando sea apropiado o dirigirlos a la parte apropiada; y
  • Realizar otras tareas que le asignen la Gerencia y/o los Abogados.

Competencias / Habilidades:

  • Capacidad para manejar información confidencial y sensible con un alto grado de discreción y tacto;
  • Habilidad para comunicarse de manera efectiva, en inglés y español, con una variedad de personas;
  • Capacidad para prestar mucha atención a los detalles;
  • Capaz de practicar la etiqueta de oficina apropiada;
  • Capacidad para mantener la compostura y el profesionalismo bajo presión;
  • Capacidad para adaptarse a nuevas situaciones y prioridades cambiantes; y
  • Capacidad para ser confiable, puntual, organizado, capacidad demostrada para manejar múltiples prioridades en una oficina muy ocupada.
  • Tener una actitud de “hazlo todo” y voluntad de hacer un esfuerzo adicional por los clientes.
  • Poseer excelentes habilidades interpersonales, modales telefónicos agradables, habilidad para escribir e ingresar datos.
  • Esta posición requiere actividad física que incluye, entre otros, agacharse, realizar movimientos repetitivos y levantar hasta 20 libras. Esta posición también puede requerir estar sentado durante períodos prolongados de tiempo.

Cualificaciones:

  • Se requiere un diploma de escuela secundaria mínimo;
  • Se prefiere un mínimo de 1 a 3 años de experiencia trabajando en una firma de abogados;
  • Debe poseer habilidades sociales e interpersonales excepcionales;
  • Apariencia y actitud profesional; y
  • Se requiere Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel).
  • Se requiere ser bilingüe, con fluidez en inglés y español.
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