Ubicación: Los Ángeles, CA
Beneficios ofrecidos: Visión, Seguro Médico, Seguro de Vida, 401k, Seguro Dental
Tipo de Empleo: Tiempo Completo
Posición: Recepcionista
Departamento: Lesiones Personales
Estado FLSA: No-Exento
Informa a: Directora de Marketing
La Recepcionista (bilingüe: inglés y español) es responsable de las actividades generales de la oficina principal, incluida el área de recepción, el correo y las instalaciones. Las responsabilidades principales de esta persona incluyen manejar un gran volumen de llamadas entrantes, saludar a los clientes y visitantes con una sonrisa, mantener las áreas comunes de la oficina y realizar tareas administrativas.
Los deberes/responsabilidades principales incluyen, entre otros:
- Administrar el área de recepción para asegurar comunicaciones telefónicas y postales efectivas, tanto internas como externas para mantener una imagen profesional;
- Saludar a los clientes y visitantes con una sonrisa y notifique a la parte correspondiente de su llegada;
- Responder y difundir llamadas y mensajes, filtrado para la alta dirección;
- Recibir y distribuir faxes entrantes a la parte correspondiente;
- Asegúrese de que el vestíbulo, las salas de conferencias y la cocina estén limpios, organizados y equipados con el material necesario;
- Mantener los horarios de las salas de conferencias a través de Microsoft Outlook;
- Validar estacionamiento para invitados aprobados;
- Abrir/cerrar las puertas delanteras al principio y al final del día;
- Creer nuevos archivos físicos y electrónicos y abrirlos por computadora utilizando el software de administración de casos de la Firma;
- Ayudar al departamento de Admisión de Clientes según sea necesario;
- Actualizar el registro del cliente para fines de marketing;
- Referir quejas de los clientes a la gerencia;
- Mantener los sistemas de archivo establecidos, incluidos correspondencia, informes y registros;
- Relaciones con el cliente: ayudar a los clientes en asuntos de archivo cuando sea apropiado o dirigirlos a la parte apropiada; y
- Realizar otras tareas que le asignen la Gerencia y/o los Abogados.
Competencias / Habilidades:
- Capacidad para manejar información confidencial y sensible con un alto grado de discreción y tacto;
- Habilidad para comunicarse de manera efectiva, en inglés y español, con una variedad de personas;
- Capacidad para prestar mucha atención a los detalles;
- Capaz de practicar la etiqueta de oficina apropiada;
- Capacidad para mantener la compostura y el profesionalismo bajo presión;
- Capacidad para adaptarse a nuevas situaciones y prioridades cambiantes; y
- Capacidad para ser confiable, puntual, organizado, capacidad demostrada para manejar múltiples prioridades en una oficina muy ocupada.
- Tener una actitud de “hazlo todo” y voluntad de hacer un esfuerzo adicional por los clientes.
- Poseer excelentes habilidades interpersonales, modales telefónicos agradables, habilidad para escribir e ingresar datos.
- Esta posición requiere actividad física que incluye, entre otros, agacharse, realizar movimientos repetitivos y levantar hasta 20 libras. Esta posición también puede requerir estar sentado durante períodos prolongados de tiempo.
Cualificaciones:
- Se requiere un diploma de escuela secundaria mínimo;
- Se prefiere un mínimo de 1 a 3 años de experiencia trabajando en una firma de abogados;
- Debe poseer habilidades sociales e interpersonales excepcionales;
- Apariencia y actitud profesional; y
- Se requiere Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel).
- Se requiere ser bilingüe, con fluidez en inglés y español.