Ubicación: Los Ángeles, CA
Beneficios ofrecidos: Visión, Seguro Médico, Seguro de Vida, 401k, Seguro Dental
Tipo de empleo: Tiempo Completo

Position: Asistente de Contabilidad - Cuentas por Pagar
Department: Contabilidad
FLSA Status: No-Exento
Reports To: Gerente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad trabajará directamente con el departamento de Contabilidad de la Firma, y otros departamentos dentro de la Firma (es decir, Administración, Derecho Laboral, Admisión de Clientes, Marketing, Lesiones Personales y Compensación de Trabajadores). El Asistente de Contabilidad proporcionará el apoyo esencial necesario para mantener el departamento de Contabilidad funcionando eficientemente y sin problemas. Además, esto incluye procesos de oficina generales, así como proyectos relacionados específicamente con el departamento.

Las principales responsabilidades / tareas incluyen, pero no se limitan a:

  • Ayudar en el monitoreo y respuesta a las consultas recibidas en la carpeta de email del departamento de Contabilidad;
  • Ayudar en la obtención y actualización de información de proveedores de W-9 en QuickBooks;
  • Ayudar en la configuración de pagos recurrentes, cuando corresponda;
  • Crear nuevos clientes en QuickBooks para cuentas específicas de la Firma (es decir, cuentas principales y fiduciarias);
  • Ingresar datos clave de transacciones financieras en QuickBooks y otras bases de datos requeridas diariamente;
  • Ayudar en la conciliación de cuentas de manera eficiente y oportuna;
  • Ayudar en la compilación de informes / resúmenes sobre áreas de actividad e informar a la gerencia;
  • Ayudar en la gestión de las cuentas por pagar de la Firma, incluyendo la revisión y procesamiento de facturas para el pago; organización y mantenimiento de archivos de cuentas por pagar; y respuesta a consultas de proveedores por teléfono / emails entrantes;
  • Preparar depósitos bancarios, entradas en el libro mayor y estados financieros;
  • Proporcionar apoyo contable y administrativo al departamento de contabilidad;
  • Proporcionar asistencia y apoyo al personal de la empresa;
  • Recibir y procesar solicitudes de informes de costos de varios miembros del personal de la Firma;
  • Investigar, rastrear y resolver problemas y discrepancias contables o de documentación;
  • Responsable de depositar cheques entrantes de Compensación de Trabajadores en QuickBooks y actualizar cuentas de suspensión de Compensación de Trabajadores;
  • Responsable de supervisar el uso de tarjetas de crédito de la Firma, incluyendo:
    • Crear y procesar el registro de gastos mensuales de la tarjeta de crédito,
    • Asegurarse de que los estados de cuenta de tarjetas de crédito estén equilibrados al final del mes, y
    • Verificar que los gastos se asignen adecuadamente a los asuntos correspondientes;
  • Escribir con precisión, preparar y mantener documentos y registros contables; y
  • Realizar otras tareas asignadas por la Gerencia y / o los Líderes del Equipo.

Competencias/Habilidades:

  • Capacidad para adaptarse a nuevas situaciones y prioridades cambiantes;
  • Habilidad para comunicarse efectivamente con una variedad de personas;
  • Capacidad para manejar información confidencial y delicada con un alto grado de discreción y tacto;
  • Capacidad para identificar tareas urgentes y priorizarlas en consecuencia;
  • Capacidad para mantener la compostura y profesionalismo bajo presión;
  • Capacidad para administrar su tiempo y realizar múltiples tareas de manera efectiva;
  • Capacidad para prestar mucha atención a los detalles;
  • Capacidad para trabajar solo o como parte de un equipo;
  • Conocimiento activo y agudo de Adobe Acrobat y Microsoft Office (es decir, Word, Excel, Outlook);
  • Conocimiento activo y agudo de la contabilidad y los procedimientos contables básicos;
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal;
  • Fuertes habilidades organizativas, analíticas y de oficina; y
  • Este puesto requiere actividad física que incluye, entre otros, doblarse, inclinarse, movimientos repetitivos y levantar hasta 20 libras. Este puesto también puede requerir estar sentado durante períodos prolongados de tiempo.

Calificaciones:

  • Se prefiere un título universitario o certificación relevante;
  • Mínimo de cinco (5) años de experiencia trabajando en un departamento de contabilidad o en un puesto similar; y
  • Experiencia trabajando en un bufete de abogados de Lesiones Personales preferida.
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