Ubicación: Los Ángeles, CA
Beneficios ofrecidos: Visión, Seguro Médico, Seguro de Vida, 401k, Seguro Dental
Tipo de Empleo: Tiempo Completo

Posición: Secretario de Calendario
Departamento: Compensación Laboral
Estado FLSA: No-Exento
Informa a: Gerente del Departamento de Compensación Laboral

El Secretario de Calendario trabajará directamente con el Departamento de Compensación Laboral así como con otros departamentos dentro de la Firma. El Secretario de Calendario trabajará con el gerente del Departamento de Compensación Laboral para garantizar que todas las declaraciones y audiencias estén cubiertas por abogados internos, abogados contratados, intérpretes, etc. El Secretario de Calendario será responsable de garantizar que el calendario de audiencias de Compensación Laboral siempre esté actualizado y que no haya brechas en la cobertura.

Los deberes / responsabilidades principales incluyen, entre otros:

  • Responsable de asegurar que todas las declaraciones y audiencias estén cubiertas revisando el calendario con el supervisor de Compensación Laboral y ajustando/revisando el calendario según sea necesario;
  • Programar y servir como punto de contacto para asignar abogados contratados para cubrir las deposiciones, incluida la reconfirmación de la cesión antes de la deposición;
  • Programar intérpretes para todas las próximas audiencias, preparación de juicios y deposición, según sea necesario;
  • Asegurarse de que las invitaciones de Outlook se envíen a través del calendario compartido de Compensación del Trabajador y confirmar que el calendario compartido refleje con precisión al abogado de cobertura asignado para cada deposición y audiencia programadas;
  • Enviar emails a los asistentes legales con cualquier nueva actualización de calendario para que puedan comenzar la preparación de las juicios y notificar a E-Filer sobre las próximas fechas de juicio;
  • Revisar las facturas del abogado contratado mensualmente y enviarlas al Departamento de Contabilidad para el pago;
  • Entregar Notificación de Audiencias, minutos de las audiencias, órdenes y cualquier otro documento pertinente según lo ordene la corte;
  • Notificar y recordar a los clientes las audiencias y deposiciones programadas en la corte;
  • Preparar, enviar y registrar la correspondencia de facturación de honorarios 5710 y proporcionar un informe mensual al coordinador de cobros del Departamento de Compensación Laboral;
  • Ayudar con la presentación electrónica (E-Filing), cuando y si es necesario;
  • Procesar los archivos de la corte cuando los devuelva el abogado/representante de audiencias e ingresar, escanear y cargar el informe de audiencia TriTek;
  • Preparar archivos para la corte imprimiendo notas de archivo y adjuntándolas al informe de audiencia/declaración;
  • Revisar toda correspondencia e ingresar en el registro las fechas de audiencia recibidas y nuevas obtenidas por el DOR;
  • Programar interrogatorios de médicos y taquígrafos judiciales;
  • Coordinar con los secretarios de archivos para cualquier complemento de audiencia o adiciones a deposiciones para las próximas audiencias; y
  • Realizar otras tareas asignadas por la Gerencia y/o los Líderes de Equipo.

Competencias / Habilidades:

  • Poseer sólidas habilidades organizativas, analíticas y administrativas;
  • Conocimiento básico de las leyes y procedimientos de compensación laboral;
  • Habilidades informáticas como MS Office y software de gestión de casos; y
  • Esta posición requiere actividad física que incluye, entre otros, agacharse, agacharse, realizar movimientos repetitivos y levantar hasta 20 libras. Esta posición también puede requerir estar sentado durante períodos prolongados de tiempo.

Cualificaciones:

  • Mínimo de 1 a 2 años de experiencia trabajando en una firma de abogados de compensación de trabajadores; y
  • Bilingüe, fluido en inglés y español.